אם אתם לא שומרים את המידע על האנשים שנרשמים לרשימת התפוצה שלכם, כיצד תוכיחו מאוחר יותר שאתם לא ספאם?

רבים מהאנשים שעוסקים בדיוור אלקטרוני לא עוקבים מספיק אחר תהליך ההרשמה לרשימת התפוצה שלהם. וזה חבל, משום שהזמן והמקום שבהם אנשים הצטרפו לרשימה יכול לשמש כהגנה חשובה כנגד תלונות על ספאם. במקרים שבהם נמען מכריז על הקמפיין שלכם כספאם, המידע הזה יכול לעזור לכם לשכנע את ספקיות האימייל או האינטרנט שמדובר בהאשמה מופרכת.

המידע הזה ניתן לזיוף, והוא לא תמיד יציל אתכם, אבל הוא בהחלט יכול לסייע מאוד. חלק מהנמענים עלולים לשכוח שהם נרשמו לקמפיינים שלכם, ומשם הדרך לכפתור הספאם קצרה במיוחד. גרוע מכך, בדרך כלל פשוט יותר להכריז על אימייל כספאם מאשר לעבור את תהליך הסרת ההרשמה. כפתור הספאם יכול להיות מפתה מאוד – לחיצה אחת ולא תקבלו יותר אימיילים מהכתובת הזו. בחלק מספקיות האימייל, אין אפילו צורך לפתוח את ההודעה כדי להעביר אותה לתיקיית הספאם. וברגע שנמען מחליט להכריז עליכם כספאם, חובת ההוכחה היא עליכם.

איסוף מידע על תהליך ההרשמה, אם כן, הוא רע הכרחי. ולא תמיד יש צורך בפתרון טכנולוגי מורכב. אם אתם מחזיקים ברשימת תפוצה קטנה, כדאי לשמור בקובץ אקסל פשוט את המידע על המצטרפים החדשים: מהיכן הם הצטרפו, מתי ופרטים נוספים. ככל שיש לכם יותר מידע, כך יהיה קל יותר להוכיח שהמשתמשים הללו אכן ביקשו לקבל את הקמפיינים שלכם.

אם משתמשים הצטרפו לרשימה שלכם באמצעות קניית אחד המוצרים שאתם מוכרים, השגת המידע קלה במיוחד. שמרו על פירוט העסקאות שבו מופיע המידע הרלוונטי. כל דבר יכול לעזור, החל מהתאריך, ועד לכתובת בבית, כתובת ה-IP וסוג המוצר שנרכש. במקרה של תלונה, פשוט תוכלו להציג את הפרטים הללו. בניגוד לכתובת אימייל, יותר קשה לשים יד על הפרטים הללו ללא הסכמת המשתמש.

חלק מאנשי השיווק בונים את רשימת התפוצה באמצעות אנשי מכירות, ששואלים את הנמענים בטלפון אם הם מוכנים לקבל ניוזלטרים ומבצעים לאימייל. במקרה זה, כדאי לא לסמוך על איש המכירות שימלא את הפרטים במקומכם. אלצו אותם למלא את טופס ההרשמה ברשת, ולשלוח לנמען בקשת אופט-אין לאימייל. אם הנמען לוחץ על הקישור להרשמה, הלחיצה שלו נרשמת אצל ספקית הדואר האלקטרוני, ותוכל לשמש אתכם כהוכחה להרשמה מאוחר יותר.

אישור ההרשמה באמצעות האימייל הוא תהליך סטנדרטי כיום, והכרחי. אם לא תשמרו על הפרטים הללו, בשלב מסוים אתם עלולים להתחרט על כך. זה עלול לקחת זמן, אבל בשלב מסוים אתם עלולים למצוא את עצמכם מככבים באחת מהרשימות השחורות שמחזיקות ספקיות האימייל, מנסים להוכיח שרשימת התפוצה שלכם לגיטימית.