7 טיפים לניהול זמן אפקטיבי בעסק שלכם

ניהול זמן אפקטיבי הוא אחד האתגרים הגדולים ביותר של העידן המודרני. קבלו את המדריך שיחסוך לכם זמן וכסף

בשנת 1817, אחרי מאבקים רבים של עובדי המפעלים התעשייתיים, פרסם הסוציאליסט הבריטי רוברט אוון, הצעה לקצר את יום העבודה שעד אז נמתח ל-14-15 שעות. הכותרת שלו היתה: “שמונה שעות עבודה, שמונה שעות בילוי, שמונה שעות מנוחה”. ימי עבודה ארוכים, טען בעקשנות, הם לא רק לא אנושיים אלא גם פוגעים בפרודוקטיביות. בעלי המפעלים בבריטניה התנגדו ליוזמה שלו וניסו להיאבק בה, אבל הרכבת כבר יצאה לדרך. ב-1926 הנהיגה פורד שבוע עבודה של 40 שעות לאחר שהבינה שעבודה רציפה ובלתי נגמרת לא תורמת לכושר הייצור החדש.

מאז עוד הסתובבו כמה מחוגים בשעון ולפי מחקרים עדכניים של השנים האחרונות, הזמן הממוצע בו אנחנו הכי פרודוקטיביים נמשך רק 3 שעות ביום. לא יותר. הנתון הזה מלמד כי ניהול זמן אפקטיבי הוא אחד האתגרים הגדולים ביותר של העידן המודרני. הקורונה ששינתה סדרי עולם בשוק העבודה, רק חיזקה את הצורך לשמור על תפוקות נורמליות תחת הסחות דעת ומגבלות פיזיות כמו עבודה מרחוק והיעדר ישיבות ופגישות. איך עושים את זה נכון? שאלת מיליון הדולר. אפשר לעבוד מסביב לשעון ואפשר לרתום את השעון כדי להגדיל את הפרודוקטיביות.

בשוק קיימות לא מעט שיטות, אפליקציות ותוכנות לניהול זמן עבודה, אבל בסוף מדובר ביכולת האישית של כל אחד לעמוד ברשימת המשימות היומיות במסגרת תפקידו. נראה פשוט? תחשבו שוב. לפי מחקרים תעסוקתיים שנערכו בשנים האחרונות, רק 17% מהעובדים מסוגלים להעריך את פרק הזמן הנדרש לניהול משימות שברשותם. תוסיפו לזה את הנתון המדהים (והמטריד..) שעובדים בעידן הנוכחי מבלים 25% מזמנם בקריאה ומענה למיילים (וזה עוד לפני נפלאות ה-WhatsApp Web) ותקבלו חגיגה של הסחות דעת ויציאה מריכוז.

צמצמו זמן בדוא
רק 17% מהעובדים מסוגלים להעריך את פרק הזמן הנדרש לניהול משימות שברשותם (צילום: פריפיק)

צמצום הזמן בדוא”ל ובאפליקציות החברתיות ובדיקתן בשעות קבועות וידועות מראש, הוא אפוא, אחת ההמלצות הראשונות עבור כל מי שרוצה לתכנן היטב את זמן העבודה שלו ולהגדיל את הפרודוקטיביות. אילו עוד המלצות יעזרו לכם לנהל את סדר היום שלכם באופן מיטבי? קבלו את המדריך שיחסוך לכם זמן וכסף. 

7 טיפים שיעלו את הפרודוקטיביות שלכם בעבודה

1. יש לכם פרויקט גדול על הראש?

תזמנו אותו ליום שלישי בשבוע. מחקרים מצאו שיום שלישי הוא היום הפורה ביותר בשבוע ואם ריכזתם מספר משימות יחד לעבודה מרתוניסטית – זה היום בשבילכם, ואם אפשר עד השעה 16:00. מסתבר שרובנו חווים צ’ק אאוט מנטלי בין השעות 16-18. שעות העבודה הכי פוריות הן מ-10 בבוקר ועד זמן ארוחת הצהריים.

2. צמצמו פגישות ונסיעות

נסיעות מרובות מזיקות לפרודוקטיביות ונחשבות לבזבוז זמן. פיתוח אפליקציות וטכנולוגיות ארגוניות אמנם מסייעות לעובדים להתמודד עם בזבוז הזמן הכרוך בנסיעות, אבל מי שיכול להימנע מפגישות מחוץ למשרד – יעשה לעצמו ולארגון שלו טובה ענקית. גם פגישות משרדיות וישיבות עלולות להיות הרסניות ליום העבודה. לפי מחקרים, עובדים מבלים בממוצע 5 שעות יומיות בפגישות. מעל 50% מיום העבודה כולו! מה גם שכ-40% מהן מוגדרות כלא פרודוקטיביות וארוכות מדי. בקיצור, תהיו קצרים.

תכננן משימות מראש
10 דקות הפסקה אחרי 90 דקות עבודה תורמות לשיפור הריכוז ורמת ביצועים גבוהה. צילום: פריפיק

3. תזמנו משימות מראש

היכולת לעקוב אחר פרק הזמן הנדרש למילוי משימות היא, כאמור, מוגבלת. אז מה עושים? משתמשים בטכנולוגיות חכמות ואוטומטיות. צריכים לשגר מייל ללקוחות? לתזכר אותם שהמבצע שלכם בדרך להסתיים? מערכות דיוור אלקטרוניות יעשו את העבודה בשבילכם ויחסכו לכם זמן ועלויות. המערכות הללו חמושות באוטומציות שיווקיות הניתנות לתכנון מראש כדי לנהל דיאלוג מתקדם עם הלקוחות שלכם – גם כשאתם עסוקים במשימות אחרות. 

4. קחו הפסקות קבועות

גם אם ההמלצה הזאת נראית לכם לא אינטואיטיבית – היא עובדת. 10 דקות הפסקה אחרי 90 דקות עבודה תורמות לשיפור הריכוז ורמת ביצועים גבוהה. הסידור הזה גם מסייע לשמר את רמת המתח החיובי בעבודה ולמקד את הזמן למילוי משימות. הפסקות תכופות גם יסייעו לכם להפסיק עם ההרגל המגונה של סביבת העבודה החדשה: ריבוי משימות.

אל תפריעו לעצמכם
יום עבודה שבנוי מכיבוי שריפות לא ישפר את לחץ הדם שלכם. צילום: פריפיק

5. אמצו את “חוק שתי הדקות”

חוק שתי הדקות נהגה על ידי היזם סטיב אולנסקי, ועיקרו הוא פשוט וחד: אם צצה משימה וזמן הטיפול שלך לא עולה על שי דקות – לסיים אותה מיד. ההיגיון מאחורי הכלל הזה, הוא שהשלמת המשימה באופן מיידי אורכת פחות זמן מדחייתה למועד אחר, גם אם צריך לעצור הכל כדי להשלים אותה.

6. נקטו גישה פרואקטיבית

יום עבודה שבנוי מכיבוי שריפות לא ישפר את לחץ הדם שלכם ולא יגרום לבוס שלכם להעניק לכם העלאה. קבעו סדר יום מובנה וידוע מראש והיצמדו אליו ככל האפשר. אפשר להתפנות לבלת”מים, אבל אסור להישאב אליהם יותר מדי. כמו כן, כדי להגדיל את הפרודוקטיביות עליכם להכריח את עצמכם להגיד “לא” להסחות דעת מקצועיות וחבריות של עובדים אחרים במשרד.

7. תשקיעו בסביבת העבודה שלכם

בין אם מדובר בעבודה מהבית או מהמשרד, כדאי שתאהבו את סביבת העבודה שלכם – היא תתרום ליעילות. מחקרים גילו שהוספת רכיבים אסתטיים לסביבת העבודה משפרת את הפרודוקטיביות ב-15% לפחות. תמונות, צמחים, נרות, תחביבים ואפילו מוסיקה – יהפכו את יום העבודה שלכם לחווייתי יותר ויגרמו לכם להרגיש מנכ”לים לכמה שעות ביממה.