יבוא נמענים מקובץ אקסל

אחת הפעולות הראשונות שנבצע במערכת אקטיב טרייל לפני הדיוור עצמו היא יבוא נמענים. ייבוא הנמענים מתבצע באמצעות ייבוא פשוט של קובץ EXCEL.

לפני היבוא נבדוק שקובץ ה- EXCEL שלנו בנוי בצורה נכונה כך ששמות שדות הנמען שלנו נמצאות בעמודות שונות בשורה הראשונה בקובץ. רשימת הנמענים שלנו תהיה בשורות שמתחתיה.

ועכשיו נייבא את הנמענים שלנו.
בסרגל הניווט העליון תחת נמענים נבחר ב”ייבוא”.
נבחר לייבא את קובץ האקסל מהמחשב. ונעבור אוטומטית לעמוד “מיפוי שדות”.
בעמוד הזה נגדיר במערכת אקטיב טרייל מה השדה של כל עמודה מתוך מגוון רחב של שדות. ניתן להניח את הסמן על אייקון העין כדי לראות חלק מהנתונים. במידה וקיימת לנו עמודה שאינה קיימת במאגר השדות ניתן להגדיר אותה כשדה נוסף.
במידה ובחרנו להעלות מספר קבצים במקביל נוכל לשייך את הנתונים גם בקבצים האחרים לפני המעבר לשלב הבא.
בוא ונפתח את תיבת “אפשרויות מתקדמות”.
“הכנס נמענים חדשים”- נסמן כאן וי כדי להוסיף את הנמענים החדשים שלנו למערכת. אם נרצה לעדכן רק את הנמענים הישנים בלי להוסיף חדשים נוריד את הוי מהסעיף הראשון ונסמן וי ב”עדכן נמענים קיימים”. במידה וקיים לנו מידע על נמען במערכת ובקובץ המעודכן המידע חסר נוכל לבחור האם לאפס את המידע או לשמור אותו. אם נרצה לאפס אז נסמן וי ב”אפשר איפוס שדות”.
כמובן שגם קיימת אופציה לייבא נמענים חדשים ולעדכן את הישנים יחד. לשם כך נסמן את שני הסעיפים הראשונים.
אם מחקנו נמען מסויים בעבר וכעת אנחנו מעלים את הנתונים שלו שוב- ניתן לבחור ב”הפעל נמענים מחוקים”. האופציה מומלצת לאחר מעבר למערכת חדשה ולא לעסקים שמעלים באופן תדיר את אותו קובץ.
כמו כן ניתן להפעיל מחדש לקוחות שמסומנים אצלנו בסטאטוס “לא לדיוור”.
נוכל להסיר את כל הנמענים שקיימים עד עכשיו בקבוצת הדיוור שלנו ולהוסיף במקומם את הנמענים בקובץ החדש שלנו.

הסעיף האחרון מתייחס לתבנית התאריך- האם התבנית בקובץ שלנו היא לפני התבנית האמריקאית (חודש, יום, שנה) או האירופאית (יום, חודש, שנה).
לסיום נלחץ על “הבא” ונעבור ל”בחירת יעד”. כאן נוכל לבחור לאיזו קבוצה לשייך את הנמענים החדשים שלנו- האם לקבוצה קיימת או לקבוצה חדשה. בואו ניצור קבוצה חדשה.
נלחץ על “יבוא” ונאשר כי אכן כל הכתובות שלנו הושגו בצורה חוקית ובהסכמת הנמענים.
ניתן לראות את מצב הרשימה ב”סטטוס” או ללחוץ על “היסטוריית יבוא” תחת נמענים.
לרשימות ארוכות יקח מספר דקות לטעינה מלאה בסיום הטעינה נקבל מייל אישור.

בואו נסתכל בנתונים של “ארכיון הטעינות”. אנחנו רואים את שם הקובץ, הקבוצה אליך שייכנו אותו, סטטוס ההעלאה, סה”כ הנמענים בקובץ, כמה נמענים חדשים נוספו לנו, כמה נמענים ישנים עודכנו בהעלאה האחרונה וכמה משתמשים קיימים בקובץ ומוגדרים במערכת שלנו כ”מחוקים”.
וכל להוריד את קובץ אקסל עם הנתונים על השגיאות בקובץ שהעלינו.
נוכל לתקן את השגיאות בקובץ ולהעלות אותו מחדש אך הפעם לבחור רק ב”עדכן נמענים קיימים”.
רוצים לדעת עוד? אתם מוזמנים לאתר אקטיב-טרייל ולעמוד היו-טיוב שלנו לסרטונים נוספים.
ואם בכל זאת נותרו שאלות: צוות התמיכה שלנו עומד לרשותכם במייל, בצ’אט ובטלפון. אז נתראה בסרטונים הבאים של אקטיב טרייל.