איך יוצרים הזמנה מוצלחת לאירוע באמצעות דיוור אלקטרוני?

מארגנים כנס מקצועי? יריד מעצבים? השקה של המוצר שלכם? חתונה?

הקורונה הכתה בכולנו, אבל החיים חזקים מהכל; אירועים עדיין ממשיכים וימשיכו להתקיים – בין אם בצמצום ובין אם בפורמטים קצת אחרים, דיגיטליים למשל. לכן אם אתם עובדים בימים אלה על כנס, יריד, חתונה או השקה, האלמנט השיווקי הופך להיות חשוב מאי פעם.  

בזמן שאתם עובדים על הפקת האירוע ועסוקים בדברים כמו האלמנטים הוויזואליים, ארגון תכנים איכותי, הבאת דוברים מעולים, השגת חסויות שונות ואולי גם רקימה של שיתופי פעולה, הדבר האחד שנותר הכי מאתגר – בין אם האירוע מתקיים פיזית ובין אם הוא נערך בחלל הווירטואלי – הוא להביא את הקהל, אותם אנשים שיצטרפו אליכם וייהנו מכל הטוב הזה.

הירשמו לאקטיב טרייל

אז איך חשבתם ליידע את המוזמנים שלכם? כי בימינו הדואר הפך להיות טיפה פחות רלוונטי. הדרך הנוחה, המהירה והבטוחה ביותר לשווק את האירוע שלכם למוזמנים המתאימים (שגם תאפשר לכם לוודא שהם אכן מגיעים) היא ליצור אימייל הזמנה לאירוע. 

זה אולי נשמע טריוויאלי, אבל כדי לעשות את זה נכון – יש כמה דברים שחשוב לתת עליהם את הדעת ובעיקר, לעשות כמו שצריך. החלטנו לאגד אותם פה לפניכם ולעזור לכם לשווק את האירועים שלכם בדיוור אלקטרוני בצורה האפקטיבית ביותר. מוכנים? בואו נתחיל ונלמד יחד –

איך יוצרים הזמנה מוצלחת לאירוע בדיוור אלקטרוני?

1. רשימת נמענים

חשבו מי אתם רוצים שיגיע לאירוע שלכם. אל תשלחו את האיבנט שלכם לכולי עלמא, אלא אם כן זה אירוע המוני ענקי ואז כנראה שאת רוב הפרסום שלכם אתם עושים בשלטי חוצות או בספינות אויר. חשבו מי קהל היעד שלכם, מי אתם רוצים שגיע לאירוע שלכם ואיך אתם מפלחים מתוך כל רשימות הנמענים שלכם והנתונים שיש לכם, את רשימות הדיוור הכי מדויקות והכי רלוונטיותה. ככל שתדייקו יותר ברשימות הנמענים שלכם, תוכלו למנוע יותר הסרות מרשימת התפוצה ובנוסף, הדוחות שלכם על הקמפיין יהיו יותר נכונים ואינפורמטיבים.

הזמנה

2. פרטי המייל- מקום, זמן, תוכן

אל תחסירו אף פרט רלוונטי. הקפידו שהפרטים הללו, מקום, זמן וסיבת האירוע, שהם הכי חשובים לנמענים שלכם, יהיו בולטים וברורים. כתבו את המקום ואת הזמן בבירור, שהנמענים לא יצטרכו לחפש את הפרטים האלה בתוך המייל ואל תתקמצנו גם על פרטים בנוגע לתוכן. תנו לאורחים שלכם סיבה טובה להצטרף לוובינר או לבוא לאירוע, הסבירו בדיוק מה יהיה בו ומה הם מחמיצים אם הם לא מגיעים. הפרטים האלה יעזרו לכם לגרום לכך שהמוזמנים שלכם יבינו שכדאי להם להיות שם, איפה שזה לא יהיה.

3. שורת נושא בהירה

כתבו שורת נושא מזמינה וכבר ציינו בה כי האימייל הזה הוא הזמנה לאירוע. האירוע הוא לא מוצר רגיל שאתם משווקים, הוא לא סתם פרסומת, הוא לא בלוג, הוא לא סיכום שבועי. הבהירו למוזמנים שלכם שמדובר בהזמנה לאירוע וכללו בשורת הנושא את הפרטים החשובים שהוצגו קודם.

אימייל הזמנה של פלטפורמת התוכן 'מה וזה' שנשלח לבלוגרים שלו, הוא דוגמה לאימייל הזמנה מוצלח שכולל את כל הפרטים החשובים וגם שורת נושא ברורה ומזמינה.

שורת הנושא:

כותרת הזמנה למסיבת כריסמס

המייל עצמו:

הזמנה של מה וזה

4. הנחה לאירוע

אם האירוע שלכם הוא אירוע בתשלום, הציעו הנחה כלשהי במסגרת ההזמנה באימייל. כך תעניקו למוזמנים במייל ערך נוסף. באמצעות הנחה שמוגבלת להרשמה מוקדמת, או לפרק זמן מסוים, תוכלו לתמרץ את הנמענים שלכם להירשם מראש וכך גם תהיה לכם דרך לדעת מספר מינימום של מוזמנים שיגיעו.

5. כפתור קריאה לפעולה- RSVP או רכישת כרטיסים

לרכישת כרטיס או להרשמה מוקדמת, אל תשכחו ליצור כפתור קריאה לפעולה מזמין ובולט. ההרשמה לא רק תיתן לכם תמונה טובה על מספר המשתתפים באירוע, אלא גם תיצור מחויבות גדולה יותר אצל המוזמנים להגיע, לאחר שהם יודעים כי הם סימנו שהם אכן מגיעים. בנוסף, בקישור אליו אתם מובילים מכפתור הקריאה לפעולה, בקשו מהמוזמנים להודיע לכם אם הם לא מגיעים במקרה וכך אף הגדילו את המחויבות האישית שלהם.

כפתור קריאה לפעולה בניוזלטר הזמנה לאירוע ששלחה המאמנת לאפקטיביות, עדי מאור סיסו:

 מייל הזמנה לאירוע מהמאמנת עדי מור סיסו

6. סדרת אימיילים ותזכורות על האירוע

צרו אוטומציה למייל האירוע. השתמשו באותו עיצוב להזמנה ושלחו אותו שבועיים לפני האירוע ולאחר מכן גם יומיים, לפני האירוע. לחילופין, אם מדובר באירוע שיש להירשם אליו, שלחו אותו יומיים לפני תום ההרשמה. בעזרת פילטרים מתקדמים לשליחה חכמה, אתם יכולים להגדיר שאתם שולחים אימיילים נוספים על האירוע רק לאלו שנרשמו וכך לתזכר את האורחים שלכם וליצור מתח והתרגשות עד המועד המיוחל.

בכל מקרה אל תהססו לתזכר- גם המוזמנים שרוצים להגיע לאירוע שלכם, לא תמיד ירשמו אותו ביומן שלכם ישר כשהם רואים את אימייל ההזמנה הראשון והם ישמחו שאתם מתזכרים אותם על מנת שלא יפספסו. עבור אלו שמהססים, איימייל התזכורת לגבי האירוע יום-יומיים לפני, יכול להיות מה שיחתום את העסקה.

גלריית רו ארט שולחת אימיילים לנמענים שלה שבוע לפני אירוע פתיחת תערוכה, יום לפני הפתיחה ושבוע לפני הסגירה.

דוגמה לאימייל הזמנה לפתיחת תערוכה של גלריית רו-ארט יום לפני הפתיחה:

שורת הנושא: Signal to Noise – Opening tomorrow

רו ארט

 

אמ;לק

שישה אלמנטים לחשוב עליהם ביצירת מייל הזמנה לאירוע:

  • רשימת נמענים מתאימה
  • פרטי האירוע: מקום, זמן ותוכן
  • שורת נושא בהירה
  • הנחה (אם האירוע בתשלום)
  • כפתור קריאה לפעולה להרשמה
  • תזכורות נוספות לאירוע קרוב למועד

הירשמו לאקטיב טרייל

עכשיו אתם מוכנים לאירוע המושלם,

נתראה שם.

הכנסתם במייל שלכם קריאה לפעולה? כך תיצרו קריאה לפעולה מפתה וברורה

למאמרים נוספים כנסו לבלוג שלנו