איך יוצרים הזמנה מוצלחת לאירוע באמצעות דיוור אלקטרוני?

מארגנים כנס מקצועי? יריד מעצבים? השקה של המוצר שלכם? של המסעדה שלכם? חתונה?

חוץ מלסגור תאריך עם החלל שחלמתם עליו, להביא דוברים מצוינים, ספונסרים, מעצבים שיציגו את הבגדים שלהם, סלבס שיענדו את התכשיטים שלכם או מלצרים שיגישו את האוכל שלכם (בהתאם לקונטקסט כמובן, אחרת זה יהיה אירוע קצת משונה), האלמנט הכי מאתגר באירוע הוא להביא אנשים!

אז איך תכננתם ליידע את המוזמנים שלכם?  לא היינו סומכים על דואר ישראל בעניין הזה…

הזמנה

בשביל לשווק את האירוע שלכם למוזמנים המתאימים ולוודא שהם מגיעים, צרו אימייל הזמנה לאירוע. בדיוק כמו את שאר האירוע שלכם, גם את האימייל הזה אתם רוצים לעשות כמו שצריך.

איך יוצרים הזמנה מוצלחת לאירוע בדיוור אלקטרוני?

1. רשימת נמענים

חשבו מי אתם רוצים שיגיע לאירוע שלכם. אל תשלחו את האיבנט שלכם לכולי עלמא, אלא אם כן זה אירוע המוני ענקי ואז כנראה שאת רוב הפרסום שלכם אתם עושים בשלטי חוצות או בספינות אויר. חשבו מי קהל היעד שלכם, מי אתם רוצים שינכח באירוע שלכם ואיך אתם מפלחים מתוך כל רשימות הנמענים שלכם והנתונים שיש לכם, את רשימות הדיוור המדויקות והרלוונטיות לאירוע זה. ככל שיותר תדייקו ברשימות הנמענים שלכם, כך לא תקבלו הסרות מרשימת התפוצה ובנוסף, הדוחות שלכם על הקמפיין יהיו יותר נכונים ואינפורמטיבים.

2. פרטי המייל- מקום, זמן, תוכן

אל תחסירו אף פרט רלוונטי. הקפידו שהפרטים הללו, מקום, זמן וסיבת האירוע, שהם הכי חשובים לנמענים שלכם, יהיו בולטים וברורים. כתבו את המקום ואת הזמן בבירור, שהנמענים לא יצטרכו לחפש את הפרטים האלה בתוך המייל ואל תתקמצנו גם על פרטים בנוגע לתוכן. תנו לאורחים שלכם סיבה טובה לבוא לאירוע, הסבירו בדיוק מה יהיה בו ומה הם מחמיצים אם הם לא מגיעים. באמצעות הפרטים הללו, תגרמו לכך שהמוזמנים שלכם יבינו שכדאי להם להיות שם, איפה שזה לא יהיה.

3. שורת נושא בהירה

כתבו שורת נושא מזמינה וכבר ציינו בה כי האימייל הזה הוא הזמנה לאירוע. האירוע הוא לא מוצר רגיל שאתם משווקים, הוא לא סתם פרסומת, הוא לא בלוג, הוא לא סיכום שבועי. הבהירו למוזמנים שלכם שמדובר בהזמנה לאירוע וכללו בשורת הנושא את הפרטים החשובים שהוצגו קודם.

אימייל הזמנה של פלטפורמת התוכן ‘מה וזה’ שנשלח לבלוגרים שלו, הוא דוגמה לאימייל הזמנה מוצלח שכולל את כל הפרטים החשובים וגם שורת נושא ברורה ומזמינה.

שורת הנושא:

כותרת הזמנה למסיבת כריסמס

המייל עצמו:

הזמנה של מה וזה

4. הנחה לאירוע

אם האירוע שלכם הוא אירוע בתשלום, הציעו הנחה כלשהי במסגרת ההזמנה באימייל. כך, תעניקו למוזמנים שלכם דרך המייל ערך נוסף. באמצעות הנחה שמוגבלת להרשמה מוקדמת, או לפרק זמן מסוים, תוכלו לתמרץ את הנמענים שלכם להירשם מראש וכך גם תהיה לכם דרך לדעת מספר מינימום של מוזמנים שיגיעו.

5. כפתור קריאה לפעולה- RSVP או רכישת כרטיסים

לרכישת כרטיס או להרשמה מוקדמת, אל תשכחו ליצור כפתור קריאה לפעולה מזמין ובולט. ההרשמה לא רק תיתן לכם תמונה טובה על מספר המשתתפים באירוע, אלא גם תיצור מחויבות גדולה יותר אצל המוזמנים להגיע, לאחר שהם יודעים כי הם סימנו שהם אכן מגיעים. בנוסף, בקישור אליו אתם מובילים מכפתור הקריאה לפעולה, בקשו מהמוזמנים להודיע לכם אם הם לא מגיעים במקרה וכך אף הגדילו את המחויבות האישית שלהם.

כפתור קריאה לפעולה בניוזלטר הזמנה לאירוע שערך המגזין “אנשים ומחשבים”:

אנשים ומחשבים

6. סדרת אימיילים ותזכורות על האירוע

צרו שרשרת של אוטורספונדרים למייל האירוע. השתמשו באותו עיצוב להזמנה ושלחו אותו  שבועיים לפני האירוע ולאחר מכן גם יומיים, לפני האירוע. לחילופין, אם מדובר באירוע שיש להירשם אליו, שלחו אותו יומיים לפני תום ההרשמה. בעזרת פילטרים מתקדמים לשליחה חכמה, אתם יכולים להגדיר שאתם שולחים אימיילים נוספים על האירוע רק לאלו שנרשמו וכך לתזכר את האורחים שלכם וליצור מתח והתרגשות עד המועד המיוחל.

בכל מקרה אל תהססו לתזכר- גם המוזמנים שרוצים להגיע לאירוע שלכם, לא תמיד ירשמו אותו ביומן שלכם ישר כשהם רואים את אימייל ההזמנה הראשון והם ישמחו שאתם מתזכרים אותם על מנת שלא יפספסו. עבור אלו שמהססים, איימייל התזכורת לגבי האירוע יום-יומיים לפני, יכול להיות מה שיחתום את העסקה.

גלריית רו ארט שולחת אימיילים לנמענים שלה שבוע לפני אירוע פתיחת תערוכה, יום לפני הפתיחה ושבוע לפני הסגירה.

דוגמה לאימייל הזמנה לפתיחת תערוכה של גלריית רו-ארט יום לפני הפתיחה:

שורת הנושא: Signal to Noise – Opening tomorrow

רו ארט

 

אמ;לק

שישה אלמנטים לחשוב עליהם ביצירת מייל הזמנה לאירוע:

  • רשימת נמענים מתאימה
  • פרטי האירוע: מקום, זמן ותוכן
  • שורת נושא בהירה
  • הנחה (אם האירוע בתשלום)
  • כפתור קריאה לפעולה להרשמה
  • תזכורות נוספות לאירוע קרוב למועד

עכשיו אתם מוכנים לאירוע המושלם,

נתראה שם.

הכנסתם במייל שלכם קריאה לפעולה? כך תיצרו קריאה לפעולה מפתה וברורה

למאמרים נוספים כנסו לבלוג שלנו