הפניית דואר אלקטרוני – MX Record

הפניית דואר אלקטרוני (MX Record) היא רשומה בשרת ה-DNS של הארגון שלכם שקובעת איזה מייל יגיע לאיזו מחיצה באיזה שרת. זו בעצם מערכת ניתוב, שמבטיחה שלא יווצר לכם בלאגן בארגון; הרי כל עסק מקבל הרבה מאוד פניות – מלקוחות, משותפים, מספקים למיניהם, מרגולטורים ועוד, ולא כל הודעה צריכה להגיע אל אותה תיבה או מערכת. MX Record היא התגית שדואגת שכל הודעה מגיעה למקום הנכון, וקריטי לדאוג לסידור נכון של הפניות המייל בארגון, כדי שלא תאבדו מידע רגיש או תסתבכו עם לקוחות. בנוסף, רשומות MX הן שמבטיחות שלא ייסתמו לכם השרתים בטעות, על ידי ניתוב מידתי ומאוזן של פניות מחוץ לארגון.

הניתוב מתבצע לפי הדומיין ממנו נשלחה ההודעה; למשל, הודעה שמגיעה מדומיין שמעיד על אחד הלקוחות של החברה – או ליתר דיוק, שלא סווג כדומיין ספציפי אחר – תנותב למערכת ה-CRM שלכם שתוכל לעקוב אחר האינטראקציה עם הפונה.

הפניית דואר אלקטרוני יכולה להתבצע גם בתוך הארגון, וגם מחוץ לו; לעיתים קרובות ישנן פניות שצריכות להגיע אל גורמים שמספקים תמיכה טכנית או אחרת בעבור החברה שלכם. הפניית דואר אלקטרוני לשרת חיצוני מתבצעת אף היא על ידי תגיות MX, בהתאם להגדרות של הנמען.

כל ארגון צריך לבצע את הניתוב הזה באופן ידני, שכן לאף שירות דואר אלקטרוני אין דרך לדעת אילו דומיינים רלוונטיים עבורו, בשל ההבדלים הגדולים בין עסק לעסק ובין שוק לשוק. ולכן, חשוב להגדיר את תשתית המייל שלכם באופן מדויק. לספקי מייל יש הגדרות ברירת מחדל משלהם, ורשומות MX שאפשר להטמיע בקוד של האתר שלכם בנקודה המתאימה. תקינות של רשומות הפניות המייל של הארגון שלכם יכולה להשפיע על אפקטיביות העברת המיילים; ניתוב לא תקין יכול לגרום להודעות “להיתקע” בדרכן למערכת ניהול הפניות ולמעשה, תקינות רשומות ה-MX היא אחד האלמנטים שנבדקים ראשונים כאשר נתקל ארגון במוביליות מיילים נמוכה.