מרבין משתמשים מרבין בשמחה: איך לעבוד עם מספר רב של משתמשים במערכת אקטיב טרייל

אם יש בעסק שלכם מספר משתמשים שעובדים עם מערכת אקטיב טרייל או אם אתם עובדים בחברה או בארגון עם מספר מחלקות שמשתמשות במערכת שלנו, אל בהלה!

מרבין משתמשים מרבין בשמחה: במאמר הבא נעזור לכם לעשות קצת סדר באפשרויות שיש לנו להציע לכם לשימוש יעיל ונכון במערכת אקטיב טרייל.

users

על מנת להדגים איך כדאי לעבוד עם מספר משתמשים ומי יכול להועיל מכך, נשתמש בדוגמה של עיריית רעננה שמנצלת היטב את האפשרויות שיש לנו להציע לארגונים עם מספר רב של משתמשים במגוון המערכות שלנו.

הכוח נמצא בידיים של בעל חשבון האדמין (ADMIN)

חשבון האדמין הוא החשבון המרכזי ממנו אפשר לשלוט ולפקח על כל חשבונות המשנה. כך, האדמין בעיריית רעננה יכול להיכנס לכל חשבונות המשנה שלה, כגון מחלקת החינוך (35 בתי הספר), הבריכה העירונית, הספריה, מרכז הסקווטש והפארק העירוני. לכל חשבון משנה רשימת תפוצה משלו ושימוש אחר משלו במערכת, אולם כולם פועלים תחת תקציב וקורת גג אחת- עיריית רעננה.

אז מה האדמין יכול לעשות?

גישה לחשבונות הקטנים יותר

לאדמין יש גישה חופשית לכל החשבונות הקטנים יותר. הוא יכול להיכנס לכל חשבון, לצפות בקמפיינים, לערוך אותם, לשלוח אותם וכמובן לצפות בדוחות בזמן אמת. כאמור האדמין הוא כל יכול, הוא יכול לעשות הכל ולהיכנס לכל חשבון שהוא רוצה אבל רק לו יש ההרשאה הזו. לכל משתמש אחר יש גישה אך ורק לחשבון שהוגדר לו והמשתמשים אינם יכולים להיכנס לשאר החשבונות האחים שלהם.

בשביל להיכנס לחשבונות הקטנים יותר, כל שהאדמין צריך לעשות זה ללכת לסמל של האיש הקטן מצד שמאל ולשים את סמן העכבר על המילה 'חשבון'. שם בשורה למטה תופיע לו גלגלת עם שמות של החשבונות היושבים תחת החשבון העיקרי שלו והוא יכול לבחור לאיזה חשבון הוא רוצה להיכנס.

אנשי קשר

הרשאות

לאדמין לא רק יש גישה והרשאה חופשית אלא הוא גם יכול לתת הרשאות בעצמו למשתמשים אחרים. בתפריט ההגדרות הוא יכול ללחוץ על משתמש קיים או לחילופין ליצור משתמש חדש- אז ייפתח לו מסך של 'פרטי משתמש' שם הוא יכול להגדיר את רמות ההרשאה שהוא רוצה לתת לאותו משתמש.

הגדרות

האדמין יכול לבחור אם הוא רוצה שלאותו משתמש תהיה רמת הרשאה של 'צופה' בלבד, או שלמשתמש תהיה גם אופציה לערוך ולפרסם את הקמפיינים באותו החשבון. בנוסף ניתן גם להגדיר רמות הרשאה שונות באזורים שונים. אם למשל, אחד המשתמשים במערכת הוא מומחה בדפי נחיתה, האדמין יכול לקבוע כי לאותו מומחה תהיה הרשאה של פרסום דפי נחיתה בלבד במספר חשבונות, אולם לא תהיה לו גישה לאזורים אחרים בחשבונות כמו האזורים של הקמפיינים, של מערכת הסקרים וכו'.

רמת הרשאה

באמצעות סימון בצ'ק בוקס של האזור המורשה, האדמין יכול להגדיר עבור כל משתמש ועבור כל אזור רמת הרשאה.

חלוקת קרדיטים

האדמין מתפקד כקופאי בבנק הדיוורים של מערכת אקטיב טרייל. הוא יכול לחלק את הקרדיטים שהוא קונה כאוות נפשו בין היוזרים השונים ולנצל את בנק הדיוורים בצורה הכי יעילה וכלכלית לארגון. כך למשל אם האדמין של עיריית רעננה רואה שלמחלקת בתי הספר יש עשרות אלפי דיוורים שנותרו להם בבנק, שהם די והותר עבורם להמשך השנה, אולם לספרייה העירונית חסר דיוורים, הוא יכול להעביר דיוורים מהאחד לשני.

לשם כך, יש להיכנס ל'הגדרות' ותחת הגדרות ללשונית 'חשבונות'. שם מופיעים כל החשבונות שיושבים תחת החשבון המרכזי של האדמין, שיכול להעביר דיוורים מהאחד לשני.

חשבונות

על מנת להעביר קרדיטים מחשבון לחשבון כל מה שצריך האדמין לעשות זה ללחוץ על יתרת הדיוורים בחשבון מסוים,  לשנות את המספר בקופסה וללחוץ עדכן:

עדכון קרדיטים בחשבון

קרדיט הדיוורים או הודעת ה SMS שנוסף לחשבון מסוים יורד מהיתרת בחשבון האדמין ולחילופין, אם הופחת הקרדיט היתרה עוברת חזרה לחשבון האדמין.

אפשרות זו יעילה במיוחד לאלו מכם המשתמשים בבנק דיוורים שכן אפשר כך לוודא שהקרדיטים מנוצלים במלואם ושלכל חשבון יש את כמות הקרדיטים שהוא צריך!

כל חשבון שנגמר לו הקרדיטים יודע פשוט לפנות לאדמין.

מעקב אחרי שליחות

בחשבון הראשי ניתן לצפות בדוחות מאוחדים של כל חשבונות המשנה. כמובן שהאדמין ובעלי הגישה הנוספים יכולים להיכנס לכל חשבון בנפרד ולצפות שם בדו"חות, אולם בחשבון הראשי, האדמין יכול לצפות בכל הדוחות גם יחד. לשם כך בחשבון הראשי יש להיכנס ללשונית של דוחות ושם ל'דוחות מנהלים'.

תחת 'דוחות מנהלים' יש למטה דוח שמציין את כל כמות המיילים שנשלחה מכל חשבון במהלך תקופה מסוימת. כך למשל אפשר להוציא דוח חודשי ובו לראות לגבי כל חשבון את כמות המיילים שנשלחו, כמות המיילים שנפתחו, שלא נפתחו, כמות ההקלקות, כמות השגיאות, כמות ההסרות וכמות התלונות. בנוסף לגבי כל חשבון מצוין כמה קרדיטים נשארו וכמה הודעות SMS נשארו.

דוח מנהלים

בין היתרונות לניהול חשבונות מרובים במערכת של מספר משתמשים:

√ מערכת חסכונית, האדמין דואג שלא תבוזבז יתרת דיוורים או סמסים ומעביר אותם לחשבונות אחרים.

√ איש מדיה אחד יכול ללמוד היטב מערכת אחת בלבד שכוללת גם מערכת דיוור, מערכת דפי נחיתה, מערכת לשליחת SMS וכו' ויכול ללמד ולתת תמיכה בתוך הארגון לשאר משתמשי חשבונות המשנה.

√ משתמשים יכולים ללמוד מחשבונות אחרים ולהיעזר בהם, למשל עם רמת הרשאה של צפייה בלבד. לחילופין, אם רוצים שמשתמשים יוכלו לערוך קמפיינים של משתמשים אחרים, גם את זה ניתן להגדיר במאצעות החשבון הראשי.

√ לכל רשימת תפוצה של משתמש יש מערכת דיוור משלה וכך נחסכים מראש הסיכויים לבלבולים מיותרים (למשל שמייל יישלח לרשימת התפוצה הלא נכונה).

√  לכל משתמש רשימת תפוצה מערכת ניהול הסרות משלה וכך אם נמען מסיר עצמו מרשימה כלשהי, הוא מסיר את עצמו רק מאותה רשימה.

√ משתמשים לא יעלו בטעות על קמפיינים של משתמשים אחרים.

עכשיו אתם בקיאים בפיצ'רים המתקדמים שלנו לארגונים גדולים. כמובן שזוהי רק הצעה ויכול להיות שעבור ארגון אחר יהיה יותר נוח להשתמש בחשבון אחד גדול, גם בו ניתן לנהל ולהגדיר הרשאות מסוימות.

בנוסף, הוספנו לאחרונה רמת אבטחה חדשה על פי דרישה לארגונים גדולים. אתם מוזמנים לקרוא על כך בעדכונים שלנו לחודש פברואר 2016.

רוצים לשמוע על עוד פיצ'רים שלנו? קראו על A/B טסטינג: הכלי שאתם חייבים לעבוד איתו ביצירת הקמפיינים שלכם