5 אימיילים אוטומטיים לגבי חופשה שכולם שונאים לקבל
אנחנו בעיצומו של החופש הגדול, מתקרבים בצעדי ענק לחודש אוגוסט הידוע בחופשותיו ואתם בטח יודעים מה זה אומר עבור מי שנשאר לעבוד- תכף נתחיל לקבל כמויות של מענה אוטומטי “אני מחוץ למשרד”.
בטח קיבלתם לפחות פעם אחת במהלך החיים המקצועיים שלכם מענה אוטומטי באימייל שהצליח לעצבן אתכם. לא רק שהוא לא היה כתוב טוב, הוא פשוט צעק חוסר מקצועיות מתחילתו ועד סופו.
אני מבינה שלכולם מגיעה איזו חופשה אקזוטית, ואני דווקא לעיתים מפרגנת 🙂 אבל חברים, לכתוב מענה אוטומטי לא אמור להיות כזה מסובך! ישנם חוקים בלתי כתובים הנוגעים להגדרת האוטוריספונדר “החופשתי” שלכם, במיוחד אם אתם יודעים שלקוחות, משקיעים, ושותפים עסקיים עומדים לקבל אותו. מקצועיות, רגישות ובהירות הם רק חלק מהדברים שאתם צריכים לשים לב אליהם.
אז לקראת החופשה הבאה אליכם לטובה, תהיו בטוחים שאתם לא עושים טעויות מביכות כמו הטיפוסים האלה:
השוויצר הצנוע
זה כשהאוטוריספונדר אומר שהבן אדם לא יכול לתת מענה זריז ואז מיד עובר לאתר הנופש, ואפילו מוסיף תיאור מדוקדק שלו. הנה דוגמא : “אני לא אוכל לענות לאימייל שלכם באופן מיידי מכיוון שיש לי גישה מצומצמת לאינטרנט כאן באיים המלדיבים היפהפיים, נהנה מהחוף והגלים.”
המפקד
יש אנשים שמרגישים שהם בביקוש כל כך גבוה עד שיש להם את הסמכות להגיד לאחרים מה לעשות, רק בגלל שהם בחופש. המפקד הוא מי שכותב אוטוריספונדר שנראה ככה : “אם מדובר במשהו שלא יכול לחכות, שילחו מחדש את ההודעה ב 15 לאוגוסט. אני אמור להיות פנוי לראות אותה עד אז.”
המבלבל
כשאתם צריכים שיהיה אפשרי להשיג אתכם למקרים דחופים, אל תסתבכו. תנו ערוץ תקשורת אחד או שניים שבהם סביר להניח שתהיו זמינים. תימנעו מלהגיד : “אם אתם צריכים עזרה מיידית, אנא שילחו הודעה לאימייל האישי שלי [כתובת אימייל כאן] או צרו איתי קשר בוייבר [מספר וייבר כאן]. אני גם זמין בסקייפ אונליין [מספר זיהוי בסקייפ].” אז, איפה בדיוק אפשר להשיג אותך????
השקרן
אף אחד לא מאמין לכם כשאתם אומרים “סליחה על המענה האיטי. אני אנסה לבדוק את האימייל שלי מידי פעם.” כולם יודעים שאתם מקבלים התראה בכל פעם שהודעה נשלחת ל”דואר נכנס” באימייל שלכם.
ה”אני הבוס”
יש אנשים שפשוט לא יכולים להתאפק שלא להראות לאחרים שהם הבוס. אפילו באוטוריספונדר שלהם הם כותבים : “בעניינים בהולים, המזכירות שלי יוכלו לסייע לכם. אנא צרו איתן קשר ב…”
כשכולם יודעים שאתם הבוס, אתם לא צריכים להזכיר את זה בכל הזדמנות.
טיפים אחרונים!
אתם לא צריכים לסבך את העניינים או לנסות להיות יצירתיים בשביל שיהיה לכם אוטוריספונדר מקצועי באימייל. תשכחו מממים וגיפים. זה לא יגרום לכם להראות מגניבים וקלילים. כמה שיותר פשוט, יותר טוב.
אתם יכולים להיות כנים וישירים עד לרמה של “אני מחוץ למשרד כרגע ואשוב ביום שני, ה 21 לאוגוסט. למקרים דחופים, צרו קשר עם אלון בטלפון xxxxxxxx.”
אוטוריספונדר מהסוג הזה מצליח להעביר בקלות שאתם בחופשה, התאריך שבו תחזרו, ולמי לפנות בעניינים חשובים. אלה הם שלושת הדברים היחידים שאנחנו צריכים לדעת. זה לא מעניין אף אחד אם אתם שותים קוקטייל או רוקדים במסיבת חוף.
אז, תהנו בחופשה!
קריאה נוספת:
